Praktische richtlijnen

Hierna wordt uitgelegd wat u kan verwachten en hoe u kan reageren wanneer uw onderneming met een beslag inzake namaak wordt geconfronteerd. Dit zijn algemene richtlijnen. Elke zaak is anders. Een beschikking beslag inzake namaak kan verplichtingen bevatten die hierna niet worden vermeld. Voor bijstand bij een specifiek geval kan u contact opnemen met Inteo.

Enkele vuistregels

Verwittig bij een beslag inzake namaak het management en de advocaat van de onderneming.
Wees discreet en annuleer zo mogelijk afspraken met externen in de bedrijfsruimtes, zonder het beslag inzake namaak als reden op te geven.
Lees de beschikking grondig en let op voor verplichtingen op straffe van een dwangsom. Bezorg zo snel mogelijk een kopie aan de advocaat van de onderneming.
Antwoord op de vragen van de deskundige maar geef niet meer informatie dan gevraagd.
Houd een zo volledig mogelijk dossier bij van alle documenten en bestanden die de deskundige kopieert. Noteer ook de vragen van de deskundige en eventuele keywords die hij of zij ingeeft in uw informaticasystemen.
Lees het proces-verbaal van de gerechtsdeurwaarder en vul aan waar nodig.
Overleg nadien met uw advocaat over verdere strategie.

Voorbereiden?

In de meeste gevallen is een beslag inzake namaak een verrassing. De beslagene weet pas op het ogenblik van de betekening van de beschikking door de gerechtsdeurwaarder dat een éénzijdig verzoekschrift werd neergelegd. Voorbereiden is dus moeilijk.

Wel kunt u interne richtlijnen opstellen die uw medewerkers helpen om correct te reageren. Inteo organiseert workshops bij cliënten om hen optimaal voor te bereiden op een beslag inzake namaak.

Bepaalde situaties kunnen een aanwijzing zijn dat er een risico bestaat, bvb. wanneer de rechtenhouder een ingebrekestelling heeft verstuurd. Een andere mogelijkheid is dat er in andere landen procedure wordt gevoerd over een product. Wanneer een onderneming beslist om vervolgens hetzelfde product in België te lanceren, is een beslag inzake namaak door de rechtenhouder niet uit te sluiten. In deze gevallen kunnen er intern specifieke voorbereidingen worden getroffen.

Ook kan een protective letter of beschermbrief worden ingediend. In een beschermbrief legt de onderneming die een beslag inzake namaak vreest aan de rechter uit waarom zij vindt dat de voorwaarden ervoor niet zijn voldaan. Een beschermbrief en de bewijsstukken daarbij worden in een gesloten omslag bij de griffie van de rechtbank neergelegd. In een begeleidende brief wordt aan de rechter gevraagd om kennis te nemen van de inhoud van de beschermbrief als en wanneer een éénzijdig verzoekschrift beslag inzake namaak wordt neergelegd.

Ontvangst

Een beslag inzake namaak wordt vaak ’s ochtends of kort na de middag uitgevoerd. Wanneer de gerechtsdeurwaarder en de deskundige zich aanmelden bij de receptie van uw onderneming, is het aangewezen dat de receptiemedewerker onmiddellijk het management en/of de bedrijfsjurist verwittigt. Vraag de aanwezigen om plaats te nemen in een vergaderzaal en even te wachten. Meetings met externen in de bedrijfsruimtes worden zo mogelijk geannuleerd of ergens anders gehouden, zonder het beslag inzake namaak als reden te vermelden.

Management neemt contact op met de advocaat van de onderneming en stuurt hem of haar ook een kopie van de beschikking. De deskundige en de gerechtsdeurwaarder zullen normaal gesproken bereid zijn om de komst van de advocaat af te wachten. Ze zijn daar niet toe verplicht. Als de deskundige weigert om te wachten, kan aan de gerechtsdeurwaarder worden gevraagd om dit op te nemen in zijn proces-verbaal.

Analyse van de beschikking

De gerechtsdeurwaarder zal de beschikking betekenen en kort uitleggen wat het doel van hun bezoek is. Lees de beschikking grondig na en probeer een antwoord te achterhalen op volgende vragen:

Wie zijn de aanwezigen en wat is hun hoedanigheid? Als er vertegenwoordigers van de verzoekende partij aanwezig zijn, kijk dan na of hun aanwezigheid uitdrukkelijk werd toegestaan in de beschikking. Is dat niet het geval, vraag hen dan om de bedrijfsruimtes te verlaten.
Wie is de verzoekende partij en welk intellectueel eigendomsrecht roept zij in?
Gaat het om een beschrijvend beslag inzake namaak of werden er ook effectieve beslagmaatregelen toegestaan?
Zijn er dwangsommen verbonden aan bepaalde verplichtingen? Zo ja, welke?
Wat is de omvang van de opdracht van de deskundige? Welke producten worden geviseerd?
Kan het beslag inzake namaak op meerdere locaties worden uitgevoerd?
Heeft de rechtbank bevolen dat de verzoekende partij een borgsom stort? Zo ja, vraag bewijs van betaling.

Na het lezen van de beschikking en eventuele verduidelijkingen door de gerechtsdeurwaarder, kan het management tekenen voor ontvangst.

Bewijsvergaring

Laat de aanwezigen nooit alleen binnen uw bedrijfsruimtes. De deskundige heeft een opdracht van de rechter. Werk dus mee. De bezochte onderneming is echter niet verplicht om de deskundige pro-actief informatie te geven. Antwoord kort en correct op de vragen die de deskundige stelt. Vraag om verduidelijking als de vraag onduidelijk is. Als de vraag niet relevant is voor de opdracht van de deskundige, kunt u dit meedelen. Dringt de deskundige toch aan, dan kan de gerechtsdeurwaarder worden gevraagd om dit te noteren in het proces-verbaal.

Als een vertegenwoordiger van de verzoekende partij aanwezig is, moet u niet op zijn of haar vragen antwoorden. Als deze persoon het beslag inzake namaak op enige manier beïnvloedt (bvb. door de deskundige instructies te geven of rechtstreeks documenten of bestanden te bekijken) mag u zich hiertegen verzetten en de gerechtsdeurwaarder vragen om dit op te nemen in het proces-verbaal.

De deskundige heeft meestal uitgebreide bevoegdheden om kennis te nemen van documenten en bestanden van de bezochte onderneming. Er zijn echter uitzonderingen. De deskundige mag bijvoorbeeld niet kennisnemen van juridisch advies van de advocaat van de onderneming. De deskundige moet zich aan de grenzen van zijn of haar opdracht houden. Als de deskundige toegang vraagt tot vertrouwelijke bedrijfsinformatie, meld dit dan en vraag de gerechtsdeurwaarder om dit te noteren in het proces-verbaal. U kunt de deskundige ook vragen om deze documenten of bestanden onder gesloten omslag te bewaren.

Zorg ervoor dat er een volledig dossier wordt bijgehouden over de werkzaamheden van de deskundige. Noteer indien mogelijk de zoektermen die de deskundige gebruikt in uw elektronische bestanden. Maak ook een tweede kopie van alle documenten en bestanden die de deskundige heeft gekopieerd of meegenomen. Dit dossier kan nuttig zijn voor de evaluatie van derdenverzet na het beslag inzake namaak.

Effectieve beslagmaatregelen

Als de beschikking ook effectieve beslagmaatregelen oplegt, zal de gerechtsdeurwaarder een lijst opmaken van de producten die daardoor worden getroffen. Deze producten mogen niet worden verwijderd, verplaatst of gewijzigd. Aan de niet-naleving van deze verplichtingen zijn meestal dwangsommen verbonden. Zorg voor sterke interne richtlijnen om dwangsommen te vermijden. Als de gerechtsdeurwaarder als bewaarder wordt aangesteld, kan hij de producten ook tijdelijk meenemen.

Proces-verbaal en verdere strategie

Na het uitvoeren van het beslag inzake namaak, zal de gerechtsdeurwaarder een proces-verbaal opmaken. Lees dit goed na en vraag desnoods om het proces-verbaal te corrigeren of aan te vullen. Vraag de gerechtsdeurwaarder om te vermelden dat correcte medewerking werd verleend aan het beslag. Onderteken nadien het proces-verbaal.

Na het beslag inzake namaak kan met de advocaat van de onderneming worden besproken welke stappen worden ondernomen:

Een interne communicatie kan worden opgesteld om ervoor te zorgen dat er discreet wordt omgegaan met het beslag inzake namaak en te vermijden dat dwangsommen verschuldigd zijn voor overtreding van effectieve beslagmaatregelen.
Een strategie kan worden bepaald ten aanzien van de verzoekende partij en/of leveranciers en afnemers van de geviseerde producten.
Verdere contacten met de deskundige kunnen worden gecoördineerd.
Derdenverzet kan worden ingesteld binnen een maand na de betekening van de beschikking om het beslag te doen intrekken of om bijkomende maatregelen te vragen.